Das sollten Sie wissen!

Allgemeines

Die Betriebsprüfung (Außenprüfung) ist ein bedeutsames Mittel der Finanzämter im Rahmen der Steueraufsicht. Wann jemand geprüft wird, ist in der Regel nicht vorhersehbar. Häufig erkennen Sie allerdings bereits die Absicht des Finanzamtes zu prüfen, wenn die Steuerbescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergehen; das ist zwar nicht immer so, aber ein wichtiges Indiz dafür.
Die Finanzverwaltung verfügt leider über kein nachvollziehbares Auswahlsystem, nach welchem sich der Bürger richten könnte.

Es gibt verschiedene Arten von Betriebsprüfungen; die Wichtigste dabei ist die reguläre Betriebsprüfung, darüber hinaus sind die Sonderprüfungen zu erwähnen bei konkretem Prüfungsbedarf (z. B. die umsatzsteuerliche Prüfung bestimmter Vorgänge). Die Lohnsteuerprüfungen zählen zu den regulären Prüfungen.

Groß- und Konzernbetriebe werden nahtlos, also quasi permanent geprüft. Aus der Wahrscheinlichkeit heraus ist die Möglichkeit einer Betriebsprüfung umso geringer, je kleiner der Betrieb ist. Darauf sollte sich aber keiner verlassen, denn die Finanzverwaltung ist unberechenbar. Somit muss auch mit einer Prüfung bereits in den Anfangsjahren gerechnet werden.

 

Die wichtigsten Prüfungsgründe

1. Dem Finanzamt liegt Kontrollmaterial vor. In der Regel sind dies Kontrollmitteilungen aus Prüfungen bei anderen Betriebe, mit welchen Sie geschäftliche Kontakte hatten.

2. Sie werden „angeschwärzt“, häufig sogar von anonymer Seite. Solche Anzeigen erfolgen z. B. von Nachbarn, von entlassenen Arbeitnehmern, von der Ehefrau oder Ex-Ehefrau, von der verlassenen Freundin aber auch von sonstigen Personen, die sich aus irgendeinem Grund an Ihnen rächen möchten.

3. Ihre betriebswirtschaftlichen Daten weichen erheblich ab von dem Branchendurchschnitt. Die Finanzverwaltung verfügt über Richtsätze verschiedener Branchen. Wir halten es deswegen für sehr sinnvoll, etwaige maßgebliche Abweichungen stichhaltig zu begründen. Aber auch Schwankungen Ihrer Zahlen im Jahresvergleich kann das Finanzamt veranlassen, hier misstrauisch zu werden.

4. Sachverhalte sind in Ihrer Steuererklärung nur dürftig dargelegt und die Klärung dieser Angelegenheit kann durch den Innendienst der Finanzämter nicht mit angemessenem Zeitaufwand durchgeführt werden.

5. Sie wurden lange nicht geprüft und dies stellt letztlich dann auch der Sachbearbeiter des Finanzamtes fest.

6. Der für Ihre Steuerfestsetzung zuständige Beamte im Innendienst bekommt aus irgendwelchen Gründen „kalte Füße“ und möchte sich durch eine Betriebsprüfung absichern.

 

Wie Sie sich am besten verhalten

Es ist schon Jahrzehnte her, dass sich Betriebsprüfer quasi wie Geier auf den Bürger gestürzt haben. Im Gros der Fälle ist die Finanzverwaltung mit Betriebsprüfern und selbstverständlich auch mit Betriebsprüferinnen bestückt, welche über ein ausreichendes Geschick und Benehmen verfügen, um die Betriebsprüfungen in einer vernünftigen Atmosphäre durchzuführen. Ausnahmen bestätigen wie immer auch hier die Regel.

Verfahren Sie also nach dem Sprichwort „Wie man in den Wald hinein ruft, so schallt es zurück“. Sie müssen die Prüfung dulden und dem Betriebsprüfer alle Unterlagen bereitstellen, insbesondere sämtliche Belege, die Sach- und Personenkonten, die Summen- und Saldenlisten, die Abschlussunterlagen mit Umbuchungslisten und auch die Korrespondenz, soweit Sie sich auf Ihren steuerliche Bereiche bezieht. Sie müssen aber nicht ständig neben dem Betriebsprüfer stehen, sondern haben durchaus das Recht, Ihren beruflichen Belangen weiter nach zu gehen. Ihre Auskunftspflicht können Sie delegieren, z. B. an Ihren Steuerberater oder aber auch an einen Ihrer Arbeitnehmer. Verhalten Sie sich also möglichst völlig ruhig und seien Sie freundlich, ohne hierbei zu übertreiben. Sie dürfen selbstverständlich dem Prüfer Getränke anbieten und auch Kekse. In diesem Umfang wird kein Betriebsprüfer auf die Idee kommen, dass ein Bestechungsversuch vorläge.

Bei Unterhaltungen und Gesprächen mit dem Betriebsprüfer denken Sie unbedingt daran, dass Sie in steuerlichen Angelegenheiten vertreten sind. Sie sollten also mit der Erteilung von Auskünften sehr vorsichtig sein, zumal Sie den Betriebsprüfer nicht immer richtig verstehen. So kann es also sein, dass Sie auf eine Frage etwas antworten, wonach gar nicht gefragt war, nur weil Sie sich mit den steuerlichen Bestimmungen nicht ausreichend auskennen. Schalten Sie also ausreichend früh Ihren Steuerberater für die Betriebsprüfung mit ein.

Auch wenn es gelegentlich anders läuft als von Ihnen erhofft und erwünscht, so behalten Sie stets die Ruhe. Es ist nicht ratsam, sich mit dem Betriebsprüfer derart auseinander zu setzen, dass es auch in den persönlichen Bereich geht. Wir als Steuerberater haben genügend Erfahrung, um entsprechend einzulenken und den Betriebsprüfer bei etwaigen unzulässigen Maßnahmen wieder zur Sachlichkeit zurück zu bringen.

 

Ihre Rechten und Ihre Pflichten

Sie haben das Recht, dass der Betriebsprüfer sich an Recht und Gesetz hält. Der Betriebsprüfer hat sich also sachlich zu verhalten und dafür zu sorgen, dass Ihre Vorgänge steuerlich richtig eingestuft werden. Dabei hat der Betriebsprüfer nicht nur zu Ihren Ungunsten, sondern auch zu Ihren Gunsten zu prüfen.

Der Prüfer muss die Verhältnisse feststellen, die für die Besteuerung wichtig sind. Sie sind verpflichtet, hier maßgeblich mitzuwirken. Besonders hierbei tauchen eine Vielzahl von Fragen auf, die Sie jeweils mit Ihrem Steuerberater besprechen sollten, z. B.: Müssen Sie auch das Konto Ihrer Ehefrau dem Prüfer vorlegen, obwohl gegen diese gar keine Betriebsprüfungsanordnung ergangen ist?

Die eigentliche Betriebsprüfung endet mit der Schlussbesprechung. Der Prüfer hat Ihnen rechtzeitig die Punkte mitzuteilen, um welche es in der Schlussbesprechung gehen soll. Sie haben natürlich auch das Recht, die Schlussbesprechung hinauszuschieben, wenn Sie sich noch nicht in der Lage fühlen, auf alle Punkte eingestellt zu sein. Sie sollten dann aber auch vernünftige Gründe vortragen und nicht den Eindruck hinterlassen, dass Sie sich vor der Schlussbesprechung fürchten oder aber die Prüfung verschleppen wollen.

Auf eine Schlussbesprechung haben Sie ein Recht. Der wichtigste Sinn dieser Schlussbesprechung ist, möglichst über alle Punkte Einvernehmen zu erzielen. Nicht immer ist der Prüfer auf der ganz sicheren Seite und nicht immer sind Ihre Einwendungen vollkommen stichhaltig. Deswegen wird es dazu kommen können, dass jede Seite bei bestimmten Punkten einen Rückzieher macht. Das hat überhaupt nichts mit einem „Kuhhandel“ zu tun, sondern es liegen vordergründig die Vorstellungen der Parteien zugrunde, dass ein lang andauernder und komplizierter Rechtsstreit möglichst vermieden werden soll, was im Hinblick auf die äußerst komplizierte Steuerrechtssprechung nur gut nachvollziehen ist.

Der Prüfer hat dann einen Prüfungsbericht zu erstellen; Sie können aber vorher auch mit Recht beantragen, dass Sie diesen Bericht vorab erhalten zu einer schriftlichen Stellungnahme.

 

Ablauf der Betriebsprüfung

Der Betriebsprüfer wird sich bei Ihnen schriftlich anmelden. Sofern Sie Ihrem Steuerberater eine Empfangsvollmacht erteilt haben, erfährt dieser zunächst als erster von der Betriebsprüfung. Mit dem Prüfer ist dann gemeinsam ein Termin abzustimmen, an welchem nicht nur Sie sondern auch Ihr Steuerberater ausreichend Zeit hat. Der vom Finanzamt vorgeschlagene Termin kann aus wichtigen Gründen auch verschoben werden. In der Regel können wir hier nicht über Probleme berichten, da sich die Finanzverwaltung sogar recht großzügig zeigt und ausreichend Rücksicht nimmt.

Klären Sie dann weiter ab, wo die Betriebsprüfung stattfindet. Der Prüfer möchte verständlicherweise gerne bei Ihnen im Betrieb prüfen, weil er dort in der Regel vieles besser beurteilen kann. Es gibt aber auch genügend Situationen, in welchen eine Betriebsprüfung durch Prüfen der Unterlagen im Finanzamt oder aber in den Räumlichkeiten Ihres Steuerberaters sinnvoller ist.

Eine grundsätzlich strafbefreiende Selbstanzeige führt nach bereits erfolgter Bekanntgabe der Prüfungsanordnung nicht mehr zur Straffreiheit.

Achten Sie darauf, welchen Zeitraum die Prüfung umfasst und klären Sie ggf. ab, inwieweit Sie verpflichtet sind auch Unterlagen herauszugeben, die nicht in diesen Prüfungszeitraum fallen.

Wir setzen voraus, dass Ihr Steuerberater die Rechtmäßigkeit der Prüfungsanordnung selbst bereits geprüft hat.

 

Einsichtnahme des Prüfers in Ihre EDV – Unterlagen

Der Prüfer hat seit dem 01.01.2002 das Recht, gespeicherte Daten unter Nutzung Ihres EDV – Systems nach sämtlichen steuerlich relevanten Daten zu durchforsten und zwar insbesondere für die Bereiche Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Warenwirtschaft und Materialwirtschaft.

Insofern ist es schon wichtig, dass Sie Ihre EDV so ordnen, dass klar erkennbar ist, was den betrieblichen Bereich anbelangt, und was nicht als Grundlage für die Betriebsprüfer zu dienen hat.

 

Abschließender Hinweis

Wenn der Betriebsprüfer sich bei Ihnen angemeldet hat, ist es häufig zu spät um etwas Falsches wieder in Ordnung zu bringen. Achten Sie in Ihrem eigenen Interesse bereits stets darauf, dass Sie mit Ihrem Steuerberater die steuerlich wichtigsten Sachverhalte und Verträge regelmäßig abklären und damit „prüfungssicher“ machen. Wirklich teuer werden kann nämlich gerade die unachtsame Vertragsgestaltung. Stellt der Prüfer hier Fehler fest, so entstehen meist Steuernachforderungen, die durchaus vermeidbar gewesen wären.